Cómo hacer inventario en una zapatería por número y color

Para hacer el inventario de una zapatería necesitas tres cosas: una lista con una fila por cada modelo y color y una columna por cada número, un conteo físico caja por caja en el que revises que el número de la caja coincide con el par que tiene dentro, y una comparación entre lo que contaste y lo que tenías registrado, para investigar cada diferencia antes de corregirla. Abajo está el paso a paso completo y una plantilla Excel gratis para inventario de zapatería que ya trae esa estructura y calcula sola las diferencias.

Por qué el inventario de una zapatería es distinto

En una bodega, una gaseosa es una gaseosa. En una zapatería, un solo modelo de zapatilla en 3 colores y 9 números (del 35 al 43) son 27 productos distintos, cada uno con su propio saldo. Y el cliente no pregunta "¿tienes la zapatilla urbana?", pregunta "¿la tienes en 38, en negro?".

Por eso el error más caro en calzado no es tener poco stock en general: es tener 20 pares de un modelo y ninguno en el número que se vende. Además, el calzado tiene complicaciones propias que no tiene casi ningún otro rubro:

• El par viaja separado. El pie de exhibición está en la vitrina y su compañero en la caja del almacén.
• La caja puede mentir. Después de una prueba, el par de 39 termina en la caja de 40 y el inventario se descuadra en dos números a la vez.
• Los cambios de número. El cliente compra un 37 y regresa a cambiarlo por un 38. Si el cambio no se registra, el stock queda mal en ambos.
• La mercadería sale de la tienda. Ferias, stands, pedidos por WhatsApp o pares que se llevan a otro local.

La base: la matriz modelo × color × número

Antes de contar, organiza tu inventario como una matriz. Cada fila es un modelo en un color; cada columna es un número. Así se ve en una tienda pequeña:

Con esta vista ves en segundos lo que una lista de "modelo y cantidad" esconde: el botín tiene 8 pares, pero no le queda ningún 36 ni 37. Si en tu tienda una sandalia de mujer no llega al 40, deja esa celda vacía en lugar de poner 0, para que no la confundas con un número agotado.

Cada combinación de modelo, color y número debería tener su propio código (SKU). Por ejemplo, ZU01-BLA-38 para la zapatilla urbana blanca en 38. Es la misma lógica que en las tiendas de ropa por talla y color, solo que en calzado la numeración es más larga y cada número pesa más.

Paso a paso para hacer el inventario físico

1. Elige el momento y congela los movimientos

Cuenta antes de abrir o después de cerrar, nunca con la tienda vendiendo. Antes de empezar, anota lo que está "en el aire": pares separados para un cliente, pedidos por WhatsApp sin despachar, pares prestados a una feria o a otro local y cambios pendientes. Si no los anotas, aparecerán como faltantes.

2. Divide la tienda en zonas

Haz un mapa simple: vitrina, exhibición en piso, almacén o trastienda, y cualquier otro lugar donde haya cajas. Asigna cada zona a una persona y cuenta una zona a la vez. Así nadie cuenta la misma caja dos veces.

3. Junta los pares de exhibición con su caja

Es el paso que más descuadres evita. Recorre la exhibición y, por cada pie que esté en vitrina, ubica su caja o marca dónde está. El par se cuenta una sola vez, en la fila de su modelo, color y número.

4. Cuenta caja por caja y abre las cajas

No cuentes por la etiqueta de la caja: ábrela y comprueba tres cosas. Que el número del zapato coincida con el de la caja, que los dos pies sean del mismo número y que sean del mismo color. Un par cambiado de caja descuadra dos números a la vez; uno desparejado no se puede vender.

5. Anota en la matriz, no en una lista suelta

Registra cada caja directamente en su celda de modelo, color y número. Si usas la plantilla, para eso está la hoja Conteo físico. Si un modelo no está en tu lista, agrégalo al final: es mercadería que entró sin registrarse.

6. Recuenta los modelos caros y los que no cuadran

No hace falta contar todo dos veces. Haz un segundo conteo, con otra persona, solo de los modelos de mayor valor y de las filas donde aparezca una diferencia.

7. Compara e investiga antes de corregir

Resta lo contado menos lo registrado, número por número. La plantilla lo hace sola en la hoja Diferencias y también te da el valor en soles. Luego investiga cada diferencia antes de tocar el stock. Ajustar sin investigar borra la pista de lo que está fallando.

8. Ajusta y deja el motivo por escrito

Cuando sepas por qué falta o sobra cada par, corrige el inventario y anota el motivo: cambio de número no registrado, par dañado, par desparejado, venta sin registrar o pérdida. Si el motivo se repite, es un problema de proceso, no del conteo. Para el método general de conteo de cualquier tienda, revisa la guía de inventario físico.

Las diferencias más comunes en calzado y qué significan

• Falta 1 en un número y sobra 1 en el de al lado: casi siempre es un par cambiado de caja o un cambio de número que no se registró.
• Falta un pie, no un par: el pie de exhibición se quedó en la vitrina o se perdió en una prueba.
• Faltan pares de un modelo en todos los números: revisa si salieron a una feria, a otro local o en un pedido por WhatsApp que no se descontó.
• Sobran pares: mercadería que llegó del proveedor y no se ingresó, o una devolución que volvió a la caja sin registrarse.
• Faltantes repetidos en los mismos modelos: si no encuentras explicación después de revisar todo lo anterior, refuerza el control en esos modelos (exhibir un solo pie, por ejemplo).

Cada cuánto hacer inventario en una zapatería

No hay una frecuencia única, pero esta regla práctica funciona en la mayoría de tiendas:

• Conteo completo: antes de cada temporada fuerte (campaña escolar, Fiestas Patrias, Navidad) y al cierre del año.
• Conteo cíclico semanal: los 10 a 20 modelos que más vendes, en todos sus números. Toma minutos y detecta los descuadres antes de que crezcan.
• Conteo diario de lo que sale de la tienda: si vendes en ferias o stands, cuenta lo que sale en la mañana y lo que vuelve en la noche.

Stock mínimo por número, no por modelo

El inventario no termina en el conteo: sirve para decidir qué reponer. En calzado, el mínimo se define por número. Los números del centro de tu curva suelen venderse varias veces más que los extremos, así que tener 2 pares de cada número no tiene sentido. Mira tus ventas de los últimos meses y fija un mínimo distinto para cada número de tus modelos principales.

En la plantilla, la columna Stock mínimo por número pinta de ámbar los números que quedaron debajo de ese mínimo y de rojo los agotados. Así sabes qué pedir al proveedor sin revisar fila por fila. Si quieres calcular ese mínimo con más precisión, sigue el método de stock de seguridad, y para no perder ventas por números agotados, revisa qué es un quiebre de stock.

Plantilla Excel gratis para el inventario de tu zapatería

Preparamos una plantilla de inventario para zapatería en Excel con la estructura de este artículo. No necesitas registrarte para descargarla. Trae cuatro hojas:

• Cómo usarla: las instrucciones en seis pasos.
• Inventario: la matriz modelo × color × número del 35 al 43, con total de pares, valor en soles, stock mínimo y conteo de números agotados.
• Conteo físico: la misma matriz para anotar lo que encuentras caja por caja.
• Diferencias: lo contado menos lo registrado, número por número, con la diferencia valorizada en soles.

Si vendes calzado de niños o tallas grandes, cambia los encabezados de los números. Viene con cinco modelos de ejemplo que puedes borrar.

Cuándo dejar el Excel

El Excel sirve para el conteo. El problema está en el resto del mes: cada venta, cambio de número, devolución o par que sale a una feria hay que descontarlo a mano en la celda correcta. Con una sola tienda y pocos modelos se puede. Cuando tienes más de un local, stands o ventas por WhatsApp, la hoja deja de coincidir con la realidad a los pocos días.

Un sistema de inventario para calzado hace ese trabajo al vender. En INVY, por ejemplo:

• Creas el modelo, escribes sus colores y sus números, y el sistema genera todas las combinaciones, cada una con su propio stock.
• Cada venta descuenta el par exacto (modelo, color y número) y los cambios de número quedan registrados.
• Las transferencias entre locales registran qué pares salieron, cuáles llegaron y cuáles se rechazaron.
• El módulo de préstamos a stands registra los pares que salen del almacén a una feria o stand y los que vuelven al final del día, con lo que falta por persona.
• La toma de inventario te deja escribir lo contado, ver la diferencia de cada variante y confirmar el ajuste.
• Las alertas de stock mínimo avisan cuando un número baja de tu mínimo, y las salidas por merma guardan el motivo (par dañado o desparejado).

Puedes ver cómo funciona para tu rubro en el sistema para tiendas de calzado, o probarlo con tus propios modelos en la prueba gratis de 15 días, que ya incluye boletas y facturas electrónicas SUNAT.