FIFO y FEFO: qué son, en qué se diferencian y cuál usar en tu negocio

Si vendes productos que vencen (medicamentos, lácteos, embutidos, suplementos, alimento para mascotas), el orden en que sacas la mercadería del estante decide cuánto pierdes en mermas. Los dos métodos más usados para ordenar esa salida son FIFO y FEFO. Se parecen, casi siempre dan el mismo resultado, y justo por eso el día en que no coinciden es el día en que se te vence un lote entero.

En esta guía verás qué significa cada uno, en qué se diferencian con un ejemplo real, qué dice la ley peruana sobre los productos vencidos y cómo aplicar FEFO en tu negocio.

Qué es FIFO

FIFO (del inglés First In, First Out, "primero en entrar, primero en salir") es el método en el que sale primero la mercadería que ingresó antes al almacén. Es el criterio natural de cualquier estante bien ordenado: lo nuevo va atrás y lo antiguo adelante.

Funciona muy bien con productos que no vencen o que tienen una vida útil larga y pareja: ferretería, útiles, ropa, repuestos. Ahí lo único que se busca es que la mercadería no envejezca en el depósito, que no se empolve ni pase de temporada.

Qué es FEFO

FEFO (del inglés First Expired, First Out, "primero en vencer, primero en salir") es el método en el que sale primero el lote con la fecha de vencimiento más próxima, sin importar cuándo llegó. El dato que manda no es la fecha de ingreso sino la fecha que trae impresa el producto.

Es el método de los negocios con perecibles: boticas y farmacias, bodegas y minimarkets (lácteos, embutidos, panificados envasados), tiendas de suplementos, pet shops y distribuidoras de alimentos.

Diferencia entre FIFO y FEFO

Casi siempre coinciden, porque normalmente el lote que llega primero también vence primero. La diferencia aparece cuando un proveedor te despacha un lote con fecha más corta que el que ya tenías, algo común con distribuidores que están rotando su propio stock o con compras de oportunidad.

Ejemplo: dos lotes de paracetamol en una botica

Una botica tiene dos lotes de paracetamol 500 mg:

• Con FIFO, sale primero el lote A porque entró antes. Si la botica vende unas 15 cajas al mes desde septiembre, el lote A se termina a mediados de noviembre y el lote B recién empieza a venderse ahí. Al 31 de diciembre habrá vendido unas 22 cajas del lote B: quedan cerca de 18 cajas vencidas.
• Con FEFO, sale primero el lote B porque vence antes. A 15 cajas al mes se agota a mediados de noviembre, mes y medio antes de vencer, y el lote A se termina en febrero, antes de su vencimiento en marzo. Cero cajas vencidas.

Las 18 cajas del caso FIFO, a S/ 12 cada una, son S/ 216 de merma en un solo producto, con los mismos lotes y las mismas ventas. Y un medicamento vencido en el estante es además un problema legal, como verás abajo.

FIFO no es lo mismo que el PEPS del kardex

Una confusión frecuente: FIFO y FEFO son métodos de rotación física, es decir, qué caja sale del estante. El PEPS (primeras entradas, primeras salidas) que ves en el kardex es un método de valorización: a qué costo registras lo que vendiste. Puedes despachar con FEFO y valorizar tu kardex con promedio ponderado sin ninguna contradicción.

Para efectos tributarios, SUNAT acepta PEPS y promedio ponderado, pero no UEPS (el LIFO de la contabilidad). Si quieres ver cómo se calcula cada uno fila por fila, está explicado en kardex PEPS, UEPS y promedio.

Qué dice la ley en Perú sobre los productos vencidos

En el rubro farmacéutico no es solo un tema de mermas. La Ley 29459, Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios, prohíbe en su artículo 46 el almacenamiento, la comercialización, la dispensación y la tenencia de productos farmacéuticos, dispositivos médicos o productos sanitarios con fecha de expiración vencida. Es decir, no basta con no venderlos: tampoco puedes tenerlos mezclados con el stock vendible.

Por eso las boticas y farmacias trabajan con FEFO: es la forma práctica de asegurar que lo más próximo a vencer se dispense primero y que lo que vence se detecte a tiempo para retirarlo a una zona separada y darlo de baja. Si manejas una botica, en inventario de botica y farmacia tienes el detalle de cómo organizar el control por lotes.

En alimentos, un producto vencido en góndola es además un reclamo seguro del cliente y una devolución. En cualquier rubro perecible, FEFO es la regla.

Cómo aplicar FEFO en tu negocio, paso a paso

1. Registra el vencimiento al recibir. Cada vez que ingresa mercadería, anota por lote la cantidad y la fecha de vencimiento. Sin ese dato no hay FEFO posible.
2. Ordena el estante por vencimiento, no por llegada. Lo que vence antes va adelante y a la altura de la mano; lo que vence después, atrás. Si un lote nuevo vence antes que el que ya tenías, se reacomoda.
3. Revisa vencimientos con calendario. Una vez por semana o por mes, según tu rotación, lista lo que vence en los próximos 30 a 60 días. Es el momento de impulsarlo con una promoción, un combo o devolverlo al proveedor si tu acuerdo lo permite.
4. Separa lo vencido. Nunca en el mismo estante que lo vendible. Llévalo a una zona de baja identificada y registra la salida como merma.
5. Mide tus mermas por vencimiento. Si un producto se vence seguido, estás comprando más de lo que vendes: revisa su rotación y ajusta el pedido y el stock de seguridad.
6. Compra según vencimiento. Al recibir, revisa la fecha: un lote con vida útil muy corta para tu ritmo de venta se rechaza o se negocia.

Qué negocios deben usar FEFO

• Boticas y farmacias: medicamentos, dispositivos médicos y productos sanitarios. Ver sistema para farmacias.
• Bodegas y minimarkets: lácteos, embutidos, bebidas, panificados envasados, conservas. Ver sistema para minimarket.
• Tiendas de suplementos y naturistas: proteínas, vitaminas y productos con fecha de consumo preferente. Ver sistema para tiendas de suplementos.
• Pet shops: alimento balanceado, snacks y antiparasitarios. Ver sistema para pet shop.
• Distribuidoras de alimentos y bebidas: donde un lote vencido multiplica la pérdida por el volumen.

Los negocios sin perecibles (ferretería, ropa, tecnología) pueden quedarse con FIFO sin problema.

FEFO sin hojas de cálculo: cómo lo hace un sistema

FEFO en papel o en Excel funciona mientras tienes pocos productos. Con cientos de lotes, el trabajo real no es ordenar el estante sino saber, en cada venta, de qué lote descontar. Ahí un sistema de inventario con lotes cambia el juego. En INVY, por ejemplo:

• Cada producto tiene su nivel de control: sin control, solo fecha de vencimiento (lo típico en una bodega) o lote y vencimiento (lo típico en una botica).
• Al vender en el punto de venta, el sistema descuenta automáticamente del lote que vence primero: FEFO sin que el cajero tenga que pensar.
• Si un lote ya venció, el punto de venta no deja venderlo.
• Cuando necesitas vender un lote específico, lo eliges a mano, y el lote queda impreso en el ticket.
• Las transferencias entre locales mueven el lote exacto, así el vencimiento viaja con la mercadería.

Si todavía llevas el control en cuaderno, empieza por lo básico de esta guía: registrar el vencimiento al recibir y ordenar el estante por fecha. Es gratis y reduce las mermas desde la primera semana.