Qué es el kardex: guía completa para negocios en Perú

El kardex es el registro donde se anota cada entrada y salida de productos de un negocio, junto con el saldo disponible después de cada movimiento. Es la herramienta central del control de inventario: sin él, no sabes cuánto tienes, cuándo se vendió ni a qué costo. En Perú, además, llevar un kardex correctamente tiene implicaciones tributarias directas ante SUNAT.

Si quieres que el kardex se arme solo con cada venta y cada compra, INVY lo genera automáticamente como parte de su sistema de control de inventario, listo para SUNAT y para tu contador.

¿Qué es el kardex?

El kardex es un registro de movimientos de inventario que muestra, para cada producto, tres columnas fundamentales: entradas (compras o ingresos al almacén), salidas (ventas o consumos) y saldo (stock disponible en cada momento). Cada fila del kardex representa una transacción con su fecha, cantidad, costo unitario y valor total.

Así se ve el kardex de unidades de un solo producto durante una semana:

Cada movimiento deja rastro: si al contar encuentras 24 unidades en vez de 26, sabes que faltan dos sin explicación y desde qué fecha buscarlas. En la versión valorizada se agregan el costo unitario y el valor total de cada fila.

El término proviene del sistema de archivo Kardex, un sistema de fichas físicas que los almacenes usaban antes de la digitalización (si tienes dudas de cómo se escribe correctamente, lo aclaramos aparte). Hoy, el kardex se lleva en sistemas de inventario o software POS que lo actualizan automáticamente con cada venta o compra.

Kardex vs. inventario: no son lo mismo

El inventario son los productos que tienes en un momento dado: lo que cuentas en el estante. El kardex es el registro de cómo llegaste a ese número: cada entrada, salida y saldo, con su fecha y su documento. El inventario es una foto; el kardex, la película. Por eso el conteo físico sirve para comprobar que el kardex está bien, y el kardex sirve para explicar cualquier diferencia que aparezca al contar. Si vas a hacer un conteo, aquí está cómo hacer un inventario paso a paso.

Los tres beneficios directos de llevarlo

Si quieres profundizar, tenemos una guía dedicada a para qué sirve el kardex con ejemplos reales. En resumen, el kardex sirve para tres propósitos prácticos que impactan directamente en la operación del negocio:

• Saber exactamente cuánto stock tienes: El saldo del kardex refleja el inventario real en tiempo real, sin necesidad de contar físicamente.
• Calcular el costo real de lo que vendes: El kardex registra a qué costo compraste cada lote, lo que permite calcular el margen bruto real por producto.
• Trazabilidad completa: Si hay una discrepancia entre el stock físico y el sistema, el kardex permite rastrear el movimiento exacto que generó el error — venta, ajuste, devolución o merma.

Tipos de kardex según su uso

Kardex simple (o de unidades)

El kardex simple registra solo cantidades: cuántas unidades entraron, salieron y quedan. No incluye costos ni valores monetarios. Es el más fácil de llevar y suficiente para negocios en etapa inicial que solo necesitan saber si tienen stock o no.

Kardex valorizado

Registra tanto las cantidades como el valor económico de cada movimiento. Incluye el costo de compra de cada lote y calcula el valor total del inventario en soles. Es el que exige SUNAT para ciertos niveles de facturación (ver sección abajo). También es el que permite calcular el costo de ventas para el estado de resultados.

Kardex contable

Es el kardex valorizado integrado al sistema contable de la empresa. Cada movimiento de inventario genera automáticamente un asiento contable. Es el nivel requerido por empresas con contabilidad completa.

¿Quiénes están obligados a llevar kardex valorizado ante SUNAT?

La obligación la fija el artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta y depende de tus ingresos brutos del ejercicio anterior, medidos en UIT del año en curso:

• Más de 1,500 UIT: debes llevar un sistema de contabilidad de costos con el Registro de Costos y el Registro de Inventario Permanente Valorizado, que es el kardex valorizado.
• De 500 a 1,500 UIT: solo te piden el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas, es decir, un kardex de cantidades sin costos.
• Menos de 500 UIT: no te exigen kardex, solo un inventario físico de tus existencias al cierre del año. Aun así, en una fiscalización SUNAT puede pedirte que sustentes el costo de lo que vendiste, y un kardex al día es la forma más simple de hacerlo. Aquí cae cualquier negocio del Nuevo RUS, por sus límites de ingresos.

Los de los dos primeros grupos, además, deben hacer al menos un inventario físico al año. Con la UIT 2026 en S/ 5,500 (D.S. N.° 301-2025-EF), 500 UIT equivalen a S/ 2,750,000 y 1,500 UIT a S/ 8,250,000 de ingresos brutos anuales.

Cómo se calcula el kardex valorizado: Método Promedio Ponderado

El método más usado en Perú (y aceptado por SUNAT) es el Costo Promedio Ponderado. Funciona así: cada vez que compras un lote a un precio distinto, el sistema calcula un nuevo costo promedio dividiendo el valor total del stock disponible entre las unidades disponibles. Las salidas (ventas) se descuentan siempre a ese costo promedio vigente. ¿No sabes cuál te conviene? Compara los métodos PEPS, UEPS y promedio y cuál acepta SUNAT.

Ejemplo práctico:

• Lunes: compras 10 polos a S/20 c/u → stock: 10 unidades, costo promedio: S/20.00
• Miércoles: compras 10 polos más a S/22 c/u → stock: 20 unidades, costo promedio: S/21.00 ((200+220)/20)
• Jueves: vendes 5 polos → se descuentan a S/21.00 c/u, stock queda en 15 unidades a S/21.00

El kardex valorizado registra cada una de estas filas con fecha, cantidad, costo unitario y saldo acumulado. ¿Quieres ver más ejemplos resueltos? Tenemos el mismo caso resuelto con promedio ponderado y PEPS para que compares.

Cómo hacer un kardex paso a paso

1. Haz un conteo inicial. El primer saldo de cada producto sale de un inventario físico, no de memoria.
2. Abre una ficha por producto con las columnas fecha, detalle (compra, venta, devolución, merma), documento, entrada, salida y saldo. Si lo llevas valorizado, agrega costo unitario y valor total.
3. Registra cada movimiento el mismo día, con el comprobante que lo respalda: la factura de compra para las entradas y la boleta o factura de venta para las salidas.
4. Elige un método de valuación y aplícalo siempre igual: promedio ponderado o PEPS. Aquí comparamos los métodos.
5. Cruza el saldo con un conteo físico cada cierto tiempo y anota los ajustes con su motivo; nunca corrijas el saldo sin dejar rastro.

Si vas a empezar en Excel, sigue nuestra guía para armar tu plantilla de kardex en Excel con las fórmulas listas.

Cómo INVY automatiza el kardex de tu negocio

Llevar el kardex manualmente o en Excel es complejo y propenso a errores. Cada venta requiere una actualización manual, y un solo error en una fórmula puede descuadrar semanas de registros.

Con INVY, el kardex se actualiza automáticamente con cada transacción. Cada venta descuenta el stock y registra el costo promedio ponderado en tiempo real. Cada compra o ingreso de mercadería actualiza el saldo sin intervención manual. Desde el módulo de Reportes, puedes exportar el kardex completo por producto, categoría o período — listo para entregarlo a tu contador o para una fiscalización de SUNAT.

Y si controlas más de una bodega, revisa nuestra guía del kardex de almacén para manejar varias ubicaciones sin que se te descuadren los traslados.

Mantener este registro tributario al día te ayudará a visualizar mejor tu índice de movimiento de existencias y te evitará caer en los errores más comunes al gestionar almacenes.