Inventario de un restaurante: cómo controlar los insumos (con checklist)

En una tienda, lo que compras es lo que vendes: entra una caja de zapatillas y sale una caja de zapatillas. En un restaurante no. Compras kilos de pescado, limones y cebollas, los transformas y vendes ceviches. Por eso el inventario de un restaurante se parece más al de una pequeña fábrica que al de una tienda, y por eso los métodos de siempre se quedan cortos.

Esta guía va al grano: qué controlar, con qué frecuencia y cómo detectar dónde se va la plata. Si buscas la teoría general, la tienes en control de inventario; aquí nos enfocamos en lo propio de la cocina.

Por qué el inventario de un restaurante es distinto

• Vendes platos, compras insumos. Para saber cuánto lomo debería quedar necesitas saber cuántos platos con lomo vendiste y cuánto lleva cada uno.
• Mucho es perecible. Pescado, mariscos, verduras y lácteos duran días. Un error de compra se convierte en merma rápido.
• Hay preparaciones intermedias. La leche de tigre, las salsas o las masas se preparan antes, tienen su propio stock y consumen insumos al prepararse, no al venderse.
• Las unidades cambian. Compras por kilo o por caja, usas por gramo y vendes por porción.
• Hay salidas que no son ventas: cortesías, comida del personal, platos que se caen o regresan.

1. Recetas que descuentan al vender

La base de todo es la receta estándar de cada plato. Si el lomo saltado lleva 200 g de lomo (contando la merma de limpieza), cada lomo saltado vendido debe descontar 200 g del stock de lomo. Con 420 platos al mes, eso son 84 kg.

Así se arma el stock teórico: lo que había + lo que compraste − lo que salió según las recetas de lo vendido − las mermas registradas. Sin recetas no hay stock teórico, y sin stock teórico no tienes contra qué comparar el conteo.

2. Conteo semanal de lo crítico

Contar todo el almacén cada día no es realista. Lo que funciona es separar:

• Insumos críticos: los de mayor valor o más fáciles de perder. Suelen ser 10 a 20 productos que concentran casi todo el valor. Para elegirlos sirve el análisis ABC. Se cuentan cada semana, y los más caros, al cierre de turno.
• El resto: secos, conservas, descartables. Se cuentan una vez al mes, en el conteo completo que alimenta el food cost real.

Para el conteo en sí (quién cuenta, en qué orden, cómo evitar contar dos veces), sigue los pasos de cómo hacer un inventario físico.

Ejemplo: conteo semanal de 5 insumos críticos

S/ 168.80 en una semana parece poco. Si se repite cuatro semanas, son S/ 675.20 al mes (168.80 × 4) en solo cinco insumos. Y la lectura de cada fila dice dónde mirar:

• Lomo, −6.7% (1.2 ÷ 18.0): ¿se está pesando la porción o se sirve a ojo?
• Limón, −13.3% (4.0 ÷ 30.0): ¿la merma de la receta es la real? ¿hay limón que se malogra en la cámara?
• Pisco, una botella: en licores, una diferencia sin explicación casi nunca es merma. Revisa cortesías no registradas y quién tiene acceso a la barra.

3. FEFO para los perecibles

En cocina, lo que vence primero sale primero, aunque haya llegado después. Eso es FEFO. En la práctica:

• Etiqueta cada envase con el nombre, la fecha de preparación o apertura y la fecha límite.
• Ordena la cámara: lo que vence antes, adelante y a la mano.
• Revisa al inicio de cada turno qué vence hoy o mañana y úsalo primero (en el menú del día, por ejemplo).

4. Producción por lote

La leche de tigre, el ají amarillo licuado, las salsas, el arroz o las masas se preparan en cantidad antes del servicio. Si no las registras, el inventario se descuadra dos veces: los insumos crudos bajan sin explicación y la preparación no tiene stock.

Lo correcto es tratar cada preparación como un producto con su propia receta. Ejemplo: "leche de tigre, rinde 5 litros". Al registrar la producción, bajan los insumos (pescado, limón, cebolla, ají) y sube el stock de leche de tigre. Luego, cada ceviche vendido descuenta su porción de leche de tigre, no los insumos crudos. Así ves cuánto se produjo, cuánto se usó y cuánto se botó.

5. Pedidos según lo que se vende

Pedir "lo de siempre" llena la cámara los días flojos y te deja sin pescado los días fuertes. Para pedir mejor:

• Mira cuántos platos vendiste el mismo día de las últimas semanas y multiplícalo por lo que lleva cada receta.
• Resta lo que ya tienes y suma un margen de seguridad para los insumos que no puedes quedarte sin ellos. Cómo calcularlo está en stock de seguridad.
• En perecibles, pide más seguido y en menos cantidad.

6. Recepción y mermas

• Recibe pesando. El kilo que te facturan tiene que ser el kilo que entra. Revisa también temperatura y frescura en carnes y pescados.
• Registra cada merma con su motivo: vencido, se cayó, mal preparado, devuelto. Lo que no se registra aparece después como faltante. Tipos y cómo medirla, en merma en restaurantes.
• Registra cortesías y comida del personal. Son salidas legítimas, pero deben tener su costo anotado.

Checklist del inventario del restaurante

Cada día

• Revisar qué vence hoy y mañana, y usarlo primero.
• Recibir la mercadería pesando y con el comprobante del proveedor.
• Registrar la producción por lote del día.
• Registrar mermas, cortesías y consumo del personal.
• Contar al cierre los 3 a 5 insumos más caros (lomo, pescado, licores).

Cada semana

• Contar los 10 a 20 insumos críticos y comparar teórico contra real.
• Investigar toda diferencia que pase del margen que definiste.
• Ajustar el pedido de la semana siguiente con las ventas reales.

Cada mes

• Conteo completo de almacén, cámara, cocina y barra, valorizado a costo.
• Calcular el food cost real y compararlo con el teórico.
• Actualizar costos de recetas con los precios de compra del mes.
• Revisar insumos sin movimiento y decidir qué hacer con ellos.

Si quieres llevar la hoja de conteo en Excel, la plantilla de control de inventario en Excel te sirve como base; agrégale una columna de stock teórico y otra de diferencia en soles.

Errores comunes

• No tener recetas. Sin recetas solo sabes cuánto compraste, no cuánto debiste usar.
• Unidades distintas para lo mismo. Si compras en cajas, cuentas en kilos y la receta está en gramos sin equivalencia, el teórico nunca cuadra.
• Contar todo, todos los días. Agota al equipo y termina en conteos hechos a la rápida. Mejor poco y bien.
• No registrar las preparaciones. El pescado "desaparece" porque se volvió leche de tigre y nadie lo anotó.
• Costos desactualizados. Si el inventario se valoriza con precios viejos, el food cost sale mal.
• Mismo responsable para comprar, recibir y contar. Separa esas tareas cuando puedas.

El inventario del restaurante en un sistema

El paso que más tiempo consume a mano es descontar las recetas de cada plato vendido. En INVY para restaurantes eso pasa solo: cada plato tiene su receta, y al venderlo se descuentan sus insumos con la merma de cada uno. Las preparaciones por lote se registran como producción (bajan sus insumos y sube la preparación con su costo); las mermas se anotan con su motivo y quedan en el reporte de Mermas de Cocina a precio de costo; las cortesías y el consumo del personal se registran con su costo. Además, el asistente de IA sugiere las compras de insumos y la producción del día a partir de lo que vendes. Si tienes varios locales, el inventario se lleva por local.

Para saber cuánto cuesta cada plato antes de cargar la carta, usa la calculadora de costo de plato.